Cesta jedné účtenky
-
Vyfotíte doklad
V aplikaci v telefonu, hned u pokladny. Nebo ho pošlete e-mailem, pokud už ho máte jako PDF.
-
Aplikace doklad přečte
Sama z něj vytáhne dodavatele, datum, částku i DPH. Vy na to nečekáte — běží to na pozadí, telefon můžete zavřít.
-
Účetní doklad zkontroluje
Přečtené údaje potvrdí nebo opraví a zařadí doklad do účetnictví. Poslední slovo má vždy člověk, ne aplikace.
-
Doklad je zaúčtovaný
V seznamu se u něj objeví Zpracováno. Původní fotka zůstane uložená napořád — nikdy se nemění ani nemaže.
1. Přihlášení
Aplikace je na adrese ucetni-doklady.netlify.app. Otevřete ji v prohlížeči v telefonu i v počítači.
Jak se přihlásíte
- Napíšete svůj e-mail — ten, který má účetní vedený.
- Klepnete na Poslat přihlašovací odkaz.
- Otevřete e-mail a klepnete na odkaz v něm. Jste uvnitř.
Žádné heslo si nepamatujete
Nikde se heslo nezakládá ani nezadává. Když se odhlásíte nebo vyměníte telefon, pošlete si odkaz znovu.
Nedorazil e-mail? Podívejte se do složky Spam nebo Hromadné a zkontrolujte, že adresa je napsaná správně.
Přihlašovací odkaz je klíč k vašim dokladům — neposílejte ho dál. Každý uživatel má svůj vlastní.
2. Instalace do telefonu
Aplikace se neinstaluje z obchodu. Přidáte si ji na plochu telefonu přímo z prohlížeče — pak se otevírá jedním klepnutím jako každá jiná aplikace, na celou obrazovku a bez adresního řádku.
Android
- Otevřete aplikaci v Chrome.
- Klepnete na nabídku ⋮ vpravo nahoře.
- Zvolíte Přidat na plochu (nebo Nainstalovat aplikaci).
- Potvrdíte. Na ploše přibude ikona Doklady.
iPhone
- Otevřete aplikaci v Safari.
- Klepnete na ikonu Sdílet (čtvereček se šipkou nahoru).
- Sjedete níž a zvolíte Přidat na plochu.
- Potvrdíte Přidat.
Po instalaci fotíte přímo v aplikaci a doklad odejde na jedno klepnutí. V prohlížeči to funguje také, jen to má o krok víc.
3. Poslání dokladu z telefonu
Účtenka, faktura, paragon z parkoviště — je to jedno. Nerozlišujete typ dokladu, to za vás pozná aplikace.
-
Klepnete na 📷 Vyfotit doklad
Otevře se fotoaparát. Máte-li víc firem, nahoře nejdřív vyberete tu správnou.
-
Vyfotíte
Doklad se odesílá přesně tak, jak ho vyfotíte — nic se neořezává. Vyfoťte proto celý doklad, na tmavším podkladu a rovně shora.
-
Odpovíte, jak byl doklad zaplacen
Klepnutí na jedno ze tří tlačítek doklad rovnou odešle. Žádné další potvrzování už není.
HotověKartouPřevodem -
Objeví se „Doklad byl odeslán účetní“
Tahle hláška přijde až ve chvíli, kdy je fotka bezpečně uložená. Teprve pak můžete papír odložit. Rovnou můžete fotit další.
Vyfoťte první stranu a pod otázkou na platbu klepněte na ➕ Přidat další stranu téhož dokladu. Vyfotíte druhou, případně další — a teprve potom odpovíte, jak byl doklad zaplacen. Všechny strany tvoří jeden doklad, ne několik samostatných.
Než doklad odešlete, vidíte pásek se stranami v pořadí, v jakém jste je vyfotili. Nepovedenou stranu z něj můžete odebrat a vyfotit znovu.
Máte-li fakturu jako PDF, pošlete ji rovnou e-mailem — to je u vícestránkových dokladů vždy jednodušší.
Nefoťte dva doklady na jednu fotku. Každá účtenka je vlastní fotka a vlastní doklad. Tlačítko Přidat další stranu je určené pro strany jednoho dokladu — ne pro víc účtenek za sebou. Těch vyfoťte prostě několik po sobě.
4. Když doklad není na papíře
Faktury, které vám přijdou e-mailem nebo si je stáhnete jako PDF, nemá smysl fotit z obrazovky. Máte dvě cesty.
E-mailem — z telefonu i odkudkoli
Doklad přepošlete na adresu své firmy:
doklady-vasefirma@perfio.cz
Přesnou adresu vaší firmy vám dá účetní. Každá firma má svou vlastní — podle ní se pozná, kam doklad patří.
Z počítače — tlačítkem Nahrát soubor
V prohlížeči na počítači je vedle focení i tlačítko 📄 Nahrát soubor. Vyberete PDF nebo obrázek a odpovíte na otázku o platbě stejně jako u fotky.
V nainstalované aplikaci v telefonu tohle tlačítko není — telefon by výběr souboru nedokončil. Odtud posílejte soubory e-mailem.
Pište ze své běžné adresy, kterou má účetní vedenou — z neznámé adresy doklad projde, ale účetní ho musí schválit ručně.
Přílohy posílejte jako PDF, JPG nebo PNG. Víc příloh v jednom e-mailu je v pořádku — z každé vznikne samostatný doklad. Vícestránkové PDF je naopak jeden doklad se všemi stranami. Podpisy a loga z patičky aplikace samy vyhodí.
Text e-mailu psát nemusíte, nikdo ho nečte. Odpověď nečekejte — že doklad dorazil, poznáte v seznamu v aplikaci.
Kde uvidíte, co už jste poslali
Dole na hlavní obrazovce je sekce Odeslané doklady — posledních 20 dokladů vaší firmy, od nejnovějšího. Jsou tu doklady vyfocené i ty poslané e-mailem, vaše i od kolegů ze stejné firmy. Tlačítkem Zobrazit otevřete původní fotku nebo PDF.
| Co uvidíte | Co to znamená | Máte něco udělat? |
|---|---|---|
| Odesláno | Doklad je bezpečně uložený u nás. | Ne. |
| Zpracovává se | Aplikace z dokladu právě čte údaje. | Ne, trvá to chvíli. |
| U účetní | Údaje jsou přečtené, čekají na kontrolu účetní. | Ne. |
| Zpracováno | Hotovo — doklad je vyřízený a zaúčtovaný. | Ne. |
| Vráceno — nahrajte prosím znovu | Z fotky nešlo přečíst to podstatné. Bývá to rozmazáním, stínem nebo uříznutým okrajem. | Ano — vyfoťte doklad znovu a pošlete ho ještě jednou. |
| Duplicitní doklad | Tentýž doklad už jsme jednou dostali. | Ne, nic se neztratilo. |
| Nejde o doklad | Účetní zjistila, že to není účetní doklad — třeba objednávka nebo dodací list. | Ne. |
Poslal jsem to dvakrát. Vadí to?
Nevadí. Raději pošlete doklad dvakrát než vůbec — dvojí poslání je drobnost, ztracená účtenka je problém.
Stejný soubor podruhé
Když pošlete tentýž soubor znovu — třeba e-mail odejde dvakrát — aplikace to pozná sama. Doklad označí jako Duplicitní a do účetnictví se podruhé nedostane.
Dvě různé fotky téhož dokladu
Pokud stejnou účtenku vyfotíte dvakrát, jsou to dva různé soubory. Shodu pak hledá účetní při kontrole — vidí oba doklady vedle sebe a jeden z nich vyřadí.
Původní doklad se nikdy nesmaže ani nepřepíše — ani u duplicity. Zůstane dohledatelný přesně v podobě, v jaké jste ho poslali.
Na co se ptáte nejčastěji
Mám papírové doklady vyhodit, když jsou vyfocené?
Ne. Papírové originály si zatím ponechte a dohodněte se na tom s účetní — pravidla archivace se řídí zákonem, ne aplikací.
Musím poznat, jestli je to faktura, nebo účtenka?
Nemusíte. Typ dokladu určí aplikace při čtení a potvrdí ho účetní. Vy odpovídáte na jedinou otázku: jak byl doklad zaplacen.
Kolik stran může mít jeden doklad?
Klidně několik. Fotíte je jednu po druhé tlačítkem Přidat další stranu téhož dokladu; u účetní se pak dají listovat jako jeden doklad.
Co když se v tom, jak byl zaplacen, spletu?
Nic se neděje. Účetní údaj při kontrole vidí a opraví.
Vidí ostatní firmy moje doklady?
Ne. Doklady vidí jen lidé z vaší firmy a vaše účetní. Oddělení firem hlídá databáze, ne jen zobrazení na obrazovce.
Vidím doklady, které poslal kolega?
Ano, v seznamu jsou všechny doklady vaší firmy — ať je poslal kdokoli z ní a jakoukoli cestou.
Fotil jsem, ale doklad se v seznamu neobjevil.
Zavřete a znovu otevřete aplikaci — seznam se načte znovu. Pokud tam doklad pořád není, vyfoťte ho ještě jednou a dejte vědět účetní.
Můžu aplikaci používat na počítači?
Ano, stejná adresa a stejné přihlášení. Na počítači navíc můžete nahrávat soubory tlačítkem Nahrát soubor.
Posílám fotku z iPhonu e-mailem — na co si dát pozor?
Při odesílání zvolte menší velikost obrázku. Fotka pak odejde jako JPEG, který zpracujeme spolehlivě.
Vyfoťte, řekněte jak jste platili, a zapomeňte na to.
Všechno ostatní — přečtení dokladu, kontrola, zaúčtování i hlídání duplicit — je na naší straně. Když si nebudete jistí, napište účetní; je lepší se zeptat než doklad neposlat.